Foire aux questions

Vous êtes un organisme de formation et vous avez des questions concernant votre demande de financement, vous trouverez ci dessous les réponses aux questions que vous nous posez le plus souvent. Dans le cas contraire vous pouvez joindre votre délégation au 01 56 33 29 03. 1. Demande de financement 2. Calendrier des demandes de financement 3. Opérations à réaliser avant le démarrage de l'action 4. Pièces justificatives à transmettre pour le paiement 5. Paiement

1.    Demande de financement La demande de financement est à déposer sur www.vivea.fr , sur l’Extranet « Hapi ». - Sur quel comité VIVEA (départemental / régional) doit-on positionner la demande de financement ?    o    Sur le comité départemental si la formation concerne majoritairement des agriculteurs de ce département,    o    Sur le comité régional si la formation concerne des agriculteurs  de plusieurs départements (au moins deux).  - Quelles priorités et domaines de compétences choisir dans l’Appel d’Offre Permanent de VIVEA ?    o    Les priorités de l’Appel d’Offre Permanent (AOP) sont spécifiques à chaque comité territorial et  sont accessibles sur l’Extranet. Elles précisent les problématiques, domaines de compétences et thèmes de formation correspondants, à indiquer dans la demande de financement.  - A quoi correspond la contribution stagiaire ?    o    Elle correspond à la participation financière qui peut être demandée au stagiaire ; dans ce cas, elle vient compléter le financement de l’action, au bénéfice de l’organisme de formation. Si elle existe, elle doit apparaitre dans le devis de la formation et devra être encaissée par l’organisme.    o    La contribution stagiaire peut être définie par le comité territorial VIVEA comme obligatoirement gratuite (publics spécifiques) ou par un montant minimum/maximum ou forfaitaire, ou un pourcentage du prix d’achat de la formation (cf. AOP). Elle  peut également rester libre.   - A quel cofinancement rattacher une action de formation ?    o    Si le thème de l’action est éligible à un cofinancement mobilisé par VIVEA (ADEC, FSE, FEADER, Région, …), l’action sera rattachée par VIVEA à ce cofinancement au moment de l’instruction.    o    L’organisme de formation aura alors l’obligation de faire la publicité de ce cofinancement auprès des stagiaires, et devra éditer, signer et adresser à VIVEA une convention de cofinancement (accessible dans l’Extranet).  - Comment faire une demande de financement pour une demande individuelle standard (permis spéciaux, Caces, Fimo, Fcos, bilan de compétence, VAE) ?    o    Ces demandes spécifiques peuvent être déposées à tout moment en dehors des sessions d’instruction mensuelles, et dans la limite des places disponibles.    o    Pour une demande correspondant à une formation encadrée par des textes réglementaires (permis spéciaux et certificats de conduite, bilan de compétences, VAE, …), des cahiers des charges détaillés (cf. Extranet) précisent  les conditions à remplir pour ces actions (contenu, durée, …) et le nombre de places ouvertes.    o    Un nouvel organisme de formation devra d’abord demander à VIVEA son rattachement au cahier des charges.    o    Pour ce type de formation, une demande de financement simplifiée est à remplir dans le cadre de ces Cahiers des charges (cf. Extranet). Les conditions de ces Cahiers des charges devront d’abord être acceptées (cf. Extranet).

2.   Calendrier des demandes de financement  - Quel est le calendrier pour déposer une demande de financement auprès de  VIVEA ? (Nouveau : à partir de la session de février 2012)    o    VIVEA reçoit les demandes de financement sur son Extranet le dernier jeudi de chaque mois au plus tard (sauf juillet et aout).  Après instruction, la décision d’attribution financière est transmise le 3ème jeudi du mois suivant. C’est à cette date que VIVEA décide d’acheter ou non une action et édite les Accords de Financement.  - Quelles sont les échéances pour faire une demande de financement, par rapport au démarrage de l’action ?    o    Une action de formation peut démarrer 15 jours pleins après la décision attributive du 3ème jeudi du mois.    o    Par exemple : saisie sur l’Extranet avant le jeudi 26 janvier 2012 pour une décision attributive le jeudi 16 février 2012, et un démarrage de l’action à partir du lundi 5 mars 2012.

3.   Opérations à réaliser avant le démarrage de l’action - A quelle échéance doit-on saisir la Déclaration de Démarrage de Session (DDS) ?    o    Avant de démarrer l’action, il est nécessaire de saisir sur l’Extranet une Déclaration de Démarrage de Session, et ce impérativement 15 jours avant le démarrage, sous peine de refus de financement. (Nouveau : à partir du 1er janvier 2012)    o    Dans le cas d’une action planifiée en période (parcours individualisé, formation longue), cette DDS doit être adressée par courrier à VIVEA au 13-15 rue Eugène Flachat, 75017 Paris, accompagnée du planning détaillé de toutes les séances, et ce 15 jours avant le démarrage de l’action. (Nouveau : à partir du 1er janvier 2012) - Quel est l’intérêt de saisir les stagiaires inscrits, sur l’Extranet VIVEA ?    o    Avant le démarrage de l’action, la saisie sur l’Extranet VIVEA des stagiaires déjà inscrits, permet d’identifier les personnes finançables / non finançables (au regard de leur statut).    o    Cela permet donc, si nécessaire, de demander rapidement aux contributeurs de VIVEA des pièces complémentaires éventuelles (attestation MSA, attestation de parcours à l’installation, …),    o    Cela permet aussi d’éditer Feuilles d’émargement et Fiches d’inscription individuelle du contributeur, pré remplies des noms et prénoms de tous les stagiaires inscrits.

4.    Pièces justificatives à transmettre pour le paiement - Que dois-je saisir sur l’Extranet VIVEA ?    o    Pendant le déroulement de l’action, toute modification de contenu, durée, dates, horaires et lieu de formation, doit faire l’objet d’une Déclaration de Modification, par saisie sur l’Extranet, avant la date de réalisation concernée (séquence, journée). Dans le cas contraire, une réfaction de financement sera automatiquement réalisée.    o    Une fois l’action de formation terminée, et dans un délai d’un mois maximum, l’organisme de formation doit saisir sur l’Extranet le planning des séances et les présences stagiaires pour l’action concernée, valider et envoyer par « clic ». - Que dois-je adresser comme justificatifs « papier » ?    o    Dans le délai d’un mois après la fin de l’action, l’organisme de formation doit adresser à VIVEA (13-15 rue Eugène Flachat, 75017 Paris) :      §  la Déclaration de Démarrage de Session (elle a été saisie 15 jours avant le démarrage de l’action) dûment complétée et signée,      §  La (les) Feuilles d’émargement selon le modèle fourni sur l’Extranet,     §  La Fiche d’inscription individuelle du contributeur,  complétée et signée par chaque stagiaire (modèle sur l’Extranet),      §  La convention de cofinancement signée (si cofinancement mentionné).  - Quelles autres pièces justificatives sont à fournir, selon certaines situations particulières ?    o    1ère demande de financement pour un organisme de formation :                       § RIB      § Cerfa 3511 attestant du non assujettissement TVA sur l’activité Formation (s’adresser à votre Centre des Impôts).    o  Stagiaire non à jour de sa Contribution formation :      § attestation MSA de régularité au regard de la contribution VIVEA,      § attestation MSA d’enregistrement récent au régime agricole,      §  attestation MSA sur l’obtention d’un échéancier de paiement des cotisations et contributions Formation. Ces attestations sont à demander au contributeur qui devra se tourner vers sa MSA.    o Candidat à l’Installation : attestation pour personne engagée dans un Parcours à l’Installation (s’adresser à Point Info Installation, CE3P,  organisme consulaire, ou collectivité territoriale concernée  (modèle sur l’Extranet).  - Dans quel délai transmettre ces différents éléments, pour obtenir le paiement ?    o    Afin d’être sûr de ne rien oublier, une Fiche d’autocontrôle est disponible (cliquez ici).    o    Les différents éléments (saisie et pièces justificatives à transmettre)  doivent être réalisés dans le mois suivant la fin de l’action de formation. 5.    Paiement - Le paiement de l’action fait apparaître une réduction sur la durée ou sur le nombre de stagiaires ; quelles en sont les raisons ?    o    S’il y a réfaction sur le paiement, les raisons peuvent être :      §  Stagiaire(s)  non finançable(s), selon nos bases de données annuelles MSA,      §  Changement de date(s) non signalé(s) par une Déclaration de Modification (cf. plus haut),      §  Absence de pièce(s) justificative(s)  (liste d’émargement, fiche participant) pour une partie de l’action. - Comment revenir sur une réfaction de paiement ?    o    Une contestation de facture peut être réalisée sur l’Extranet dans un délai maximum de 15 jours après le paiement.    o    Elle nécessite d’obtenir et d’adresser à VIVEA (13-15 rue Eugène Flachat, 75017 Paris) les pièces complémentaires (attestation MSA, attestation de Candidat à l’installation, liste d’émargement, fiche participant) dans un délai maximum d’un mois après la contestation de paiement.  - Comment être renseigné sur le paiement de l’action de formation ?    o    En consultant l’Extranet, pour vérifier le niveau de traitement du dossier.    o    En cas de besoin, sur demande par email auprès de la délégation VIVEA concernée, et à condition que toutes les saisies et pièces justificatives aient été transmises, une réponse sera apportée par email dans les 48 heures.  Vous pouvez aussi consulter le « Mémento 2012 – Financer une action de formation avec VIVEA » (cliquez ici)