FAQ – Foire aux questions

Vous avez une question ? Vous pouvez utiliser le moteur de recherche (dans le menu de gauche) et/ou consulter notre Foire aux questions ci dessous :


1. Demande de financement

Où déposer une demande de financement ?
Sur quel comité VIVEA (départemental / régional) doit-on positionner la demande de financement ?
Quelles priorités et domaines de compétences choisir dans l’Appel d’Offre Permanent de VIVEA ?
A quoi correspond la contribution stagiaire ?
A quel cofinancement rattacher une action de formation ?
Comment faire une demande de financement pour une demande individuelle standard (permis spéciaux, Caces, Fimo, Fcos, bilan de compétence, VAE) ?
Comment faire une demande de financement pour une demande individuelle comprenant de la formation ouverte à distance (FOAD) ?

2. Calendrier des demandes de financement

Quel est le calendrier pour déposer une demande de financement auprès de VIVEA ?
Quelles sont les échéances pour faire une demande de financement, par rapport au démarrage de l’action ?

3. Opérations à réaliser avant le démarrage de l’action

A quelle échéance doit-on saisir la Déclaration de Démarrage de Session (DDS) ?
Quel est l’intérêt de saisir les stagiaires inscrits, sur l’Extranet VIVEA ?

4. Pièces justificatives à transmettre pour le paiement

Que dois-je saisir sur l’Extranet VIVEA ?
Que dois-je adresser comme justificatifs « papier » ?
Quelles autres pièces justificatives sont à fournir, selon certaines situations particulières ?
Dans quel délai transmettre ces différents éléments, pour obtenir le paiement ?

5. Paiement

Le paiement de l’action fait apparaître une réduction sur la durée ou sur le nombre de stagiaires ; quelles en sont les raisons ?
Comment revenir sur une réfaction de paiement ?
Comment être renseigné sur le paiement de l’action de formation ?


 1. Demande de financement


Où déposer une demande de financement ?

Les demandes de financement sont à déposer sur www.vivea.fr , sur l’Extranet Hapi.

Consultez le mini guide utilisateur Hâpi (hors demandes standards)VIVEA Mini guide utilisateur Hapi – 2015.V2

Consultez le mini guide utilisateur Hâpi (cahier des charges)Mini-guide-utilisateur-Hapi-CDC-mai-2015- V2

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Sur quel comité régional VIVEA  doit-on positionner la demande de financement ?

  • Sur le comité régional du département où se déroule la formation

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Quelles priorités et domaines de compétences choisir dans l’Appel d’Offre Permanent de VIVEA ?

Les priorités de l’Appel d’Offre Permanent (AOP) sont spécifiques à chaque comité territorial et sont accessibles sur l’Extranet. Elles précisent les problématiques, domaines de compétences et thèmes de formation correspondants, à indiquer dans la demande de financement.

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A quoi correspond la contribution stagiaire ?

  • Elle correspond à la participation financière qui peut être demandée au stagiaire ; dans ce cas, elle vient compléter le financement de l’action, au bénéfice de l’organisme de formation. Si elle existe, elle doit apparaitre dans le devis de la formation et devra être encaissée par l’organisme pour le compte de VIVEA et n’est donc pas asujettie à la TVA.

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A quel cofinancement rattacher une action de formation ?

  • Si le thème de l’action est éligible à un cofinancement mobilisé par VIVEA (ADEC, FSE, FEADER, Région, …), l’action sera rattachée par VIVEA à ce cofinancement au moment de l’instruction.
  • L’organisme de formation aura alors l’obligation de faire la publicité de ce cofinancement auprès des stagiaires, et devra éditer, signer et adresser à VIVEA une convention de cofinancement (accessible dans l’Extranet).

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Comment faire une demande de financement pour une demande individuelle standard (permis spéciaux, Caces, Fimo, Fcos, bilan de compétence, VAE) ?

  • Ces demandes spécifiques peuvent être déposées à tout moment en dehors des sessions d’instruction mensuelles, et dans la limite des places disponibles.
  • Pour une demande correspondant à une formation encadrée par des textes réglementaires (permis spéciaux et certificats de conduite, bilan de compétences, VAE, …), des cahiers des charges détaillés (cf. Extranet) précisent les conditions à remplir pour ces actions (contenu, durée, …) et le nombre de places ouvertes.
  • Un nouvel organisme de formation devra d’abord demander à VIVEA son rattachement au cahier des charges.
  • Pour ce type de formation, une demande de financement simplifiée est à remplir dans le cadre de ces Cahiers des charges (cf. Extranet). Les conditions de ces Cahiers des charges devront d’abord être acceptées (cf. Extranet).
  • Les conditions financières devront être scrupuleusement respectées par l’organisme de formation tant pour la contribution stagiaire (qui seule peut être réclamée au stagiaire) que pour le montant total de la formation.

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Comment faire une demande de financement pour une demande individuelle comprenant de la formation ouverte à distance (FOAD) ?

Vous ne pouvez pas utilisez le formulaire parcours individualisés pour des demandes individuelles car il s’agit d’un formulaire pour les demandes collectives. Pour en savoir plus, consultez la fiche spécifique FOAD « demande individuelle » Cliquez ici

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2. Calendrier des demandes de financement


Quel est le calendrier pour déposer une demande de financement auprès de VIVEA ?

VIVEA reçoit les demandes de financement sur son Extranet le 4ème jeudi de chaque mois au plus tard (sauf  aout). Après instruction, la décision d’attribution financière est transmise le 3ème jeudi du mois suivant. C’est à cette date que VIVEA décide d’acheter ou non une action et édite les Accords de Financement.

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Quelles sont les échéances pour faire une demande de financement, par rapport au démarrage de l’action ?

  • Une action de formation peut démarrer 15 jours pleins après la décision attributive du 3ème jeudi du mois.
  • Par exemple : saisie sur l’Extranet avant le jeudi 27 janvier 2012 pour une décision attributive le jeudi 17 février 2012, et un démarrage de l’action à partir du lundi 5 mars 2012.

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3. Opérations à réaliser avant le démarrage de l’action


A quelle échéance doit-on saisir la Déclaration de Démarrage de Session (DDS) ?

  • Avant de démarrer l’action, il est nécessaire de saisir sur l’Extranet une Déclaration de Démarrage de Session, et ce impérativement 15 jours avant le démarrage, sous peine de refus de financement.
  • Dans le cas d’une action planifiée en période (parcours individualisé, formation longue), cette DDS doit être adressée par courrier à VIVEA au 13-15 rue Eugène Flachat, 75017 Paris, accompagnée du planning détaillé de toutes les séances, et ce 15 jours avant le démarrage de l’action.

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Quel est l’intérêt de saisir les stagiaires inscrits, sur l’Extranet VIVEA ?

  • Avant le démarrage de l’action, la saisie sur l’Extranet VIVEA des stagiaires déjà inscrits, permet d’identifier les personnes finançables / non finançables (au regard de leur statut).
  • Cela permet donc, si nécessaire, de demander rapidement aux contributeurs de VIVEA des pièces complémentaires éventuelles (attestation de parcours à l’installation…)
  • Cela permet aussi d’éditer Feuilles d’émargement et Fiches d’inscription individuelle du contributeur, pré remplies des noms et prénoms de tous les stagiaires inscrits et de tenir à jour le stock de places disponibles pour le stage sur vivea.fr, rubrique « choisir une formation ».

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4. Pièces justificatives à transmettre pour le paiement


Que dois-je saisir sur l’Extranet VIVEA ?

  • Pendant le déroulement de l’action, toute modification de contenu, durée, dates, horaires et lieu de formation, doit faire l’objet d’une Déclaration de Modification, par saisie sur l’Extranet, avant la date de réalisation concernée (séquence, journée). Dans le cas contraire, une réfaction de financement sera automatiquement réalisée.
  • Une fois l’action de formation terminée, et dans un délai d’un mois maximum, l’organisme de formation doit saisir sur l’Extranet le planning des séances et les présences stagiaires pour l’action concernée, valider et envoyer par « clic ».

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Que dois-je adresser comme justificatifs « papier » ?

  • Dans le délai d’un mois après la fin de l’action, l’organisme de formation doit adresser à VIVEA (13-15 rue Eugène Flachat, 75017 Paris) :
  • L’original de la Déclaration de Démarrage de Session (elle a été saisie 15 jours avant le démarrage de l’action) dûment complétée et signée,
  • Copie de la (des) Feuilles d’émargement selon le modèle fourni sur l’Extranet,
  • L’original de la Fiche d’inscription individuelle du contributeur, complétée et signée par chaque stagiaire (modèle sur l’Extranet),
  • L’original de la convention de cofinancement signée (si cofinancement mentionné).

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Quelles autres pièces justificatives sont à fournir, selon certaines situations particulières ?

  • 1ère demande de financement pour un organisme de formation :
  • RIB
  • Cerfa 3511 attestant du non assujettissement TVA sur l’activité Formation (s’adresser à votre Centre des Impôts)
  • Stagiaire en cours d’installation avec attestation MSA d’enregistrement récent au régime agricole
  • Candidat à l’Installation : attestation pour personne engagée dans un Parcours à l’Installation (s’adresser à Point Info Installation, CE3P, organisme consulaire, ou collectivité territoriale concernée (modèle sur l’Extranet), DRAAF pour les forestiers)
  • Formation Ouverte A Distance (FOAD) : consultez la fiche spécifique sur les justificatifs.Vous pouvez aussi vous référer au modèle d’attestation d’assiduité

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Dans quel délai transmettre ces différents éléments, pour obtenir le paiement ?

  • Afin d’être sûr de ne rien oublier, une Fiche d’autocontrôle est disponible (Cliquez ici).
  • Les différents éléments (saisie et pièces justificatives à transmettre) doivent être réalisés dans le mois suivant la fin de l’action de formation.

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5. Paiement


Le paiement de l’action fait apparaître une réduction sur la durée ou sur le nombre de stagiaires ; quelles en sont les raisons ?

  • S’il y a réfaction sur le paiement, les raisons peuvent être :
  • Stagiaire(s) non finançable(s), selon nos bases de données annuelles MSA,
  • Changement de date(s) non signalé(s) par une Déclaration de Modification (cf. plus haut),
  • Absence de pièce(s) justificative(s) (liste d’émargement, fiche participant) pour une partie de l’action.
  • Fiche de participant (fiche de subrogation) en copie ou non signée ;
  • N° de l’action sur les différents documents ne correspondant pas à l’action ou râturé et modifié…

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Comment revenir sur une réfaction de paiement ?

  • Une contestation de facture peut être réalisée sur l’Extranet dans un délai maximum de 15 jours après le paiement.
  • Elle nécessite d’obtenir et d’adresser à VIVEA (13-15 rue Eugène Flachat, 75017 Paris) les pièces complémentaires (attestation MSA pour les nouveaux installés , liste d’émargement, fiche participant) dans un délai maximum d’un mois après la contestation de paiement.

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Comment être renseigné sur le paiement de l’action de formation ?

  • En consultant l’Extranet, pour vérifier le niveau de traitement du dossier.
  • En cas de besoin, sur demande par email auprès de la délégation VIVEA concernée, et à condition que toutes les saisies et pièces justificatives aient été transmises, une réponse sera apportée par email dans les 48 heures.

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Vous pouvez aussi consulter le memento 2016 qui précise les démarches à effectuer par les organismes de formation, étape par étape, pour bénéficier d’un financement VIVEA.

 



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